# Google Workspace, Microsoft 365, Proton o Kerio: quale posta per l'azienda

> Molte aziende partono dalle caselle incluse nell'hosting e prima o poi devono scegliere qualcosa di più serio. Mettiamo a confronto le quattro strade che proponiamo, con i pro, i contro, la privacy e cosa abbiamo imparato migrando la posta da un sistema all'altro.

- Pubblicato: 2026-10-28
- Per chi: Titolari e responsabili IT che devono scegliere o cambiare la posta aziendale
- URL: https://cloudfactory.it/articoli/posta-aziendale-google-workspace-microsoft-365-proton-kerio/

## Da dove si parte: la posta dell'hosting

Quasi tutte le piccole aziende iniziano così: si compra un dominio, l'hosting include qualche casella, e la posta funziona. Per anni va bene. Poi l'azienda cresce e i limiti arrivano tutti insieme.

- **Caselle piccole** che si riempiono, e messaggi che tornano indietro al mittente.
- **Filtro antispam debole**, con phishing che arriva nelle caselle e posta legittima che finisce nello spam.
- **Niente calendari condivisi**, rubriche comuni o caselle di gruppo gestite bene.
- **Autenticazione dei domini incompleta**: senza SPF, DKIM e DMARC le vostre email finiscono nello spam dei clienti, e chiunque può fingersi voi.
- **Nessun controllo su chi accede**: niente autenticazione a due fattori, niente modo di bloccare il telefono di chi ha lasciato l'azienda.

A quel punto le strade sono quattro. Due sono le grandi suite americane, Google Workspace e Microsoft 365. Una è Proton, svizzera, costruita sulla cifratura. L'ultima è tenere la posta su un server dedicato, come Kerio Connect, gestito da chi fa il vostro IT.

## Le quattro strade a confronto

|  | Google Workspace | Microsoft 365 | Proton | Kerio Connect gestito |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Cos'è | Gmail, Drive, Docs, Meet | Outlook ed Exchange, Teams, OneDrive, SharePoint, Office | Mail, Calendar, Drive, VPN, password manager | Server di posta, calendari e contatti |
| Dove stanno i dati | Cloud Google; regione UE selezionabile dal piano Business Standard | Cloud Microsoft; dati UE dentro l'EU Data Boundary | Cloud Proton, con cifratura ad accesso zero | Sul server scelto da voi |
| Chi lo gestisce | Google, più l'amministratore | Microsoft, più l'amministratore | Proton, più l'amministratore | Chi gestisce il server |
| Prezzo indicativo per utente al mese | 7, 14 o 22 dollari | 7, 14 o 22 dollari | 6,99, 12,99 o 19,99 dollari | Licenza GFI più server e gestione |
| Punto forte | Semplicità, lavoro condiviso nel browser | Office, Teams e gestione centralizzata | Privacy: il fornitore non legge la posta | Controllo completo sui dati |
| Punto debole | Meno adatto a chi lavora in Office desktop | Molte impostazioni, va configurato bene | Meno integrazioni, Outlook solo via app ponte | Aggiornamenti e sicurezza a carico vostro |

I prezzi sono quelli di listino in dollari con impegno annuale, IVA esclusa: in euro e con pagamento mensile cambiano un po'. Per Microsoft valgono dal 1 luglio 2026, quando Business Basic è passato da 6 a 7 dollari e Business Standard da 12,50 a 14, mentre Business Premium è rimasto a 22 ([The Register](https://www.theregister.com/2025/12/05/microsoft_365_prices_up_2026)). Per Google sono i piani Business Starter, Standard e Plus ([Google](https://workspace.google.com/pricing?hl=it)); per Proton Mail Essentials, Workspace Standard e Workspace Premium ([Proton](https://proton.me/business/plans)).

## Google Workspace

È la scelta più semplice da adottare. Si lavora quasi tutto nel browser, la condivisione dei documenti è immediata e l'amministrazione è lineare. Va bene per aziende giovani, team che collaborano molto sugli stessi file e chi non dipende da Office.

- **Pro:** interfaccia che quasi tutti conoscono già da Gmail; collaborazione in tempo reale su documenti e fogli; filtro antispam molto efficace; amministrazione semplice.
- **Contro:** chi lavora con Excel e Word in modo avanzato si trova stretto con Fogli e Documenti; la gestione dei dispositivi e delle regole di sicurezza è meno ricca di quella di Microsoft nei piani base.
- **Privacy:** dal piano Business Standard si può scegliere di tenere i dati a riposo in Europa, posta compresa ([Google](https://knowledge.workspace.google.com/admin/compliance/data-covered-by-data-regions)). Google resta un'azienda americana.

## Microsoft 365

È la scelta naturale per chi vive in Outlook, Word ed Excel, usa Teams per le riunioni e ha bisogno di gestire in modo centralizzato utenti, accessi e dispositivi. Per gruppi con più sedi, più società o più domini è lo strumento più completo.

- **Pro:** Office completo e aggiornato; Teams e SharePoint nello stesso ambiente; regole di accesso, autenticazione a due fattori e gestione dei dispositivi molto granulari, soprattutto con Business Premium; caselle condivise per chi lascia l'azienda.
- **Contro:** tante impostazioni, alcune con valori iniziali troppo permissivi, per esempio la condivisione esterna dei file; licenze da seguire con attenzione: togliere la licenza a una casella senza convertirla la fa sparire dopo 30 giorni.
- **Privacy:** da febbraio 2025 Microsoft ha completato l'EU Data Boundary, cioè conserva ed elabora in Europa i dati dei clienti europei di Microsoft 365, con poche eccezioni per la sicurezza ([Microsoft](https://blogs.microsoft.com/on-the-issues/2025/02/26/microsoft-completes-landmark-eu-data-boundary-offering-enhanced-data-residency-and-transparency/)). Resta però soggetta alla legge americana: a giugno 2025, davanti al Senato francese, il direttore legale di Microsoft Francia ha detto di non poter garantire sotto giuramento che i dati non vengano mai consegnati alle autorità statunitensi ([heise](https://heise.de/-10494789)).

## Proton

Proton nasce dalla privacy. La posta è conservata con cifratura ad accesso zero: Proton non può leggerla. Tra indirizzi Proton i messaggi sono cifrati da un capo all'altro; verso indirizzi esterni viaggiano protetti da TLS come le altre email, e si possono inviare messaggi protetti da password ([Proton](https://proton.me/support/proton-mail-encryption-explained)).

- **Pro:** il fornitore non può leggere il contenuto della posta; nei piani Workspace ci sono anche Drive, calendario, VPN e password manager per tutto il team; prezzi in linea con le suite americane.
- **Contro:** gli oggetti delle email non sono cifrati da un capo all'altro; per usare Outlook o Thunderbird serve Proton Mail Bridge, un'app da installare su ogni computer ([Proton](https://proton.me/mail/bridge)); meno integrazioni con gestionali e strumenti di terze parti; niente Office.
- **Giurisdizione:** Proton è svizzera. Ad agosto 2025, per le modifiche proposte alla legge svizzera sulla sorveglianza, ha annunciato di spostare gran parte dell'infrastruttura fisica fuori dalla Svizzera, verso Germania e Norvegia ([heise](https://heise.de/en/news/Surveillance-Proton-relocates-parts-of-its-infrastructure-from-Switzerland-10538664.html)).

Lo proponiamo a studi professionali, associazioni e aziende che trattano informazioni riservate e non hanno bisogno di Office, o come seconda casella cifrata accanto alla suite principale.

## Kerio Connect gestito da noi

C'è poi la strada del server di posta dedicato. Kerio Connect, di GFI, offre posta, calendari, contatti e sincronizzazione con i telefoni, e gira su un server che scegliete voi. Lo gestiamo per aziende e studi professionali che vogliono sapere esattamente dove stanno i loro messaggi.

- **Pro:** i dati stanno su un server di cui conoscete posizione e proprietario; nessun fornitore cloud in mezzo; costi prevedibili, che non salgono con i listini delle suite americane.
- **Contro:** la sicurezza è tutta a carico di chi gestisce il server. Webmail e servizi di posta sono esposti su Internet per definizione, e vanno aggiornati con regolarità: nel 2025 e nel 2026 Kerio Connect ha ricevuto diverse correzioni di sicurezza, che abbiamo raccolto nel nostro [articolo su Kerio](https://cloudfactory.it/articoli/kerio-control-connect-vulnerabilita-2026/). Niente suite per ufficio.

Per questo Kerio ha senso solo se qualcuno se ne occupa davvero. Sui server che gestiamo teniamo traccia della versione installata, leggiamo i bollettini di GFI, aggiorniamo in orari concordati con backup e verifica del servizio, chiudiamo le porte che non servono e attiviamo l'autenticazione a due fattori su webmail e amministrazione.

## Privacy: dove stanno i dati e chi può leggerli

Per il GDPR tutte e quattro le strade si possono usare correttamente, con un contratto di trattamento dei dati con il fornitore. La differenza sta in due domande.

|  | Dove stanno i dati | Chi può leggerli tecnicamente |
| --- | --- | --- |
| Google Workspace | In Europa se si sceglie la regione dati, dal piano Business Standard | Google, su richiesta valida di un'autorità |
| Microsoft 365 | In Europa, dentro l'EU Data Boundary | Microsoft, su richiesta valida di un'autorità anche statunitense |
| Proton | Infrastruttura Proton, in spostamento verso Germania e Norvegia | Non il contenuto: è cifrato ad accesso zero |
| Kerio Connect | Sul server scelto da voi | Chi amministra il server |

Per chi tratta dati sanitari o informazioni molto riservate conta anche cosa si scrive per email: i referti e i documenti dei pazienti non dovrebbero viaggiare come allegati in chiaro, qualunque sia il servizio. Meglio un portale o un link protetto.

## Le migrazioni che abbiamo fatto

Abbiamo spostato la posta in quasi tutte le direzioni: dalle caselle dell'hosting a Google Workspace e a Microsoft 365, da server interni al cloud, e da una suite all'altra. Tre esempi, senza nomi.

1. **Da Google Workspace a Microsoft 365.** Un gruppo sanitario con più sedi. Oggi posta, calendari, Teams e i documenti condivisi su SharePoint stanno nello stesso ambiente, con un solo punto di gestione degli accessi. Le caselle di chi lascia diventano caselle condivise, e stiamo estendendo l'autenticazione a due fattori a tutte le sedi.
2. **Da un server interno a Exchange Online.** Un gruppo di laboratori aveva un gateway antispam interno e un relay Postfix. Abbiamo portato la posta su Exchange Online e sistemato SPF, DKIM e DMARC su 8 domini, fino a DMARC p=reject ([il caso](https://cloudfactory.it/lavori/posta-gateway-microsoft-365-laboratori/)).
3. **Dalla posta dell'hosting a una suite.** Aziende e studi partiti dalle caselle incluse nel dominio. Il passaggio a Google Workspace o Microsoft 365 porta caselle grandi, antispam serio, calendari condivisi e autenticazione dei domini in ordine.

Il metodo è sempre lo stesso: inventario di caselle, alias, calendari e applicazioni che inviano posta; TTL dei DNS abbassato qualche giorno prima; copia delle caselle a lotti mentre la posta continua ad arrivare al vecchio sistema; cambio dei record MX nel momento concordato e ultima sincronizzazione; poi SPF, DKIM e DMARC, Outlook e telefoni. Lo descriviamo nel dettaglio nella pagina sulla [migrazione della posta](https://cloudfactory.it/servizi/migrazione-posta-microsoft-365/).

L'errore più comune che vediamo è dimenticare chi invia posta senza essere una persona: gestionale, scanner, stampanti, sito, centralino. Se non sono nell'inventario, il giorno dopo la migrazione smettono di funzionare.

## Come scegliere

| Se... | Di solito consigliamo |
| --- | --- |
| Lavorate in Word, Excel e Outlook e usate Teams | Microsoft 365 |
| Avete più sedi, società o domini da gestire insieme | Microsoft 365, con Business Premium se servono regole di accesso e dispositivi |
| Siete un team giovane che lavora nel browser e condivide molto | Google Workspace |
| Trattate informazioni riservate e non vi serve Office | Proton |
| Volete i dati su un server di cui conoscete posizione e proprietario | Kerio Connect gestito |
| Avete ancora la posta dell'hosting | Una qualsiasi delle quattro, purché con SPF, DKIM e DMARC in ordine |

Non c'è una risposta giusta per tutti. Conta come lavorate già, quanto pesano privacy e controllo, e chi si occuperà del sistema dopo la migrazione.

## Dovete scegliere o cambiare la posta?

[Scriveteci](https://cloudfactory.it/#contact) cosa usate oggi, quante caselle e quanti domini avete. Vi diciamo quale strada ha più senso per voi e come arrivarci senza fermare l'ufficio.

## Come abbiamo scritto questo articolo

In Cloudfactory usiamo l'intelligenza artificiale anche nel lavoro editoriale: ci aiuta a cercare e incrociare le fonti, a confrontare i dati, a impostare la struttura e a rifinire la lingua. Il sistema che usiamo è configurato da noi, con istruzioni, esempi e procedure costruiti sul nostro modo di scrivere. Il nostro team ha controllato ogni fonte, corretto il testo e approvato la versione pubblicata. Le valutazioni e le scelte sono di Cloudfactory, e ne rispondiamo noi.

## Domande frequenti

### Meglio Google Workspace o Microsoft 365?

Dipende da come lavorate. Se usate Office e Teams, Microsoft 365. Se lavorate nel browser e condividete molto, Google Workspace. I prezzi dei piani base oggi sono quasi uguali.

### Si possono tenere gli stessi indirizzi email cambiando servizio?

Sì. Cambia il servizio che gestisce la posta, non il dominio. Gli indirizzi restano gli stessi.

### Proton funziona con Outlook?

Sì, con Proton Mail Bridge, un'app da installare sul computer, disponibile solo con i piani a pagamento.

### Microsoft 365 tiene i dati in Europa?

Sì, per i clienti europei i dati restano nell'EU Data Boundary. Microsoft resta però soggetta alle richieste valide delle autorità statunitensi.

### Kerio Connect è ancora una scelta sicura?

Sì, se è aggiornato e gestito: versione recente, porte non necessarie chiuse e autenticazione a due fattori. Un server lasciato a sé stesso no.

### Quanto dura una migrazione?

Per un ufficio di poche decine di caselle bastano di solito alcuni giorni di preparazione e un passaggio dei DNS in un momento concordato, senza fermare il lavoro.

## Fonti

- [Google, Prezzi di Google Workspace](https://workspace.google.com/pricing?hl=it)
- [Google, Data covered by Data Regions](https://knowledge.workspace.google.com/admin/compliance/data-covered-by-data-regions)
- [The Register, Microsoft 365 boosts prices in 2026](https://www.theregister.com/2025/12/05/microsoft_365_prices_up_2026)
- [Microsoft, Microsoft completes landmark EU Data Boundary](https://blogs.microsoft.com/on-the-issues/2025/02/26/microsoft-completes-landmark-eu-data-boundary-offering-enhanced-data-residency-and-transparency/)
- [heise, Not sovereign: Microsoft cannot guarantee the security of EU data](https://heise.de/-10494789)
- [Proton, Business plans](https://proton.me/business/plans)
- [Proton, How Proton Mail messages are encrypted](https://proton.me/support/proton-mail-encryption-explained)
- [Proton, Proton Mail Bridge](https://proton.me/mail/bridge)
- [heise, Proton relocates parts of its infrastructure from Switzerland](https://heise.de/en/news/Surveillance-Proton-relocates-parts-of-its-infrastructure-from-Switzerland-10538664.html)
- [GFI, KerioConnect product releases](https://gfi.ai/resource/kerioconnect-product-releases/)

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