I disclaimer nelle email non servono

Disclaimer (in alto, dove ha senso): questa pagina spiega come stanno le cose, ma non è un parere legale. Ogni affermazione ha la sua fonte, elencata in fondo: puoi verificarle una per una.

Perché ce l'hanno tutti

"Ma ce l'hanno tutti" è la prima obiezione, ed è vera: il disclaimer in calce è ovunque, dagli studi professionali alle multinazionali. Solo che non si è diffuso perché funziona.

• Si è diffuso per imitazione. Secondo l'Economist le aziende hanno cominciato a usarlo perché lo vedevano usare dalle altre, non perché lo chiedesse una norma o un tribunale.
• Spesso nessuno l'ha scelto. Di solito lo aggiunge in automatico il server di posta aziendale. Qualcuno l'ha impostato anni fa e da allora nessuno l'ha più riletto.
• Essere ovunque non lo rende efficace. Che lo usino in mille non gli dà un valore legale che da solo non ha. I motivi sono qui sotto.
• Proprio perché ce l'hanno tutti, nessuno lo legge. Già nel 2011 l'Economist notava che chi riceve le email ha smesso da tempo di farci caso. Un avviso che tutti ignorano non avvisa nessuno.
• Chi l'ha studiato ha concluso il contrario. Nel 2010 un gruppo di grandi studi legali britannici (Litig) ha chiesto un parere per capire se si potesse eliminare. La risposta è stata che restano obbligatorie poche informazioni societarie e che il resto si può tagliare di molto. Se perfino gli avvocati cercano di liberarsene, "ce l'hanno tutti" non è un buon motivo per tenerlo.

Cosa c'è di solito in un disclaimer

Le formule si somigliano tutte. Il messaggio è riservato e destinato solo a chi è in indirizzo. Chi lo riceve per errore deve avvisare il mittente e cancellarlo, ed è diffidato dal leggerlo, copiarlo o diffonderlo. Segue un richiamo al Codice privacy o al GDPR e spesso una frase che esclude ogni responsabilità per virus negli allegati. A volte sono dieci righe, a volte in due lingue.

Perché non funzionano

1. Un obbligo non nasce da una frase scritta da una parte sola. Chi riceve un'email non ha firmato nessun accordo di riservatezza: il disclaimer gli chiede qualcosa, ma non lo vincola. Nell'Unione europea, poi, le clausole non negoziate e squilibrate imposte a un consumatore non hanno effetto (direttiva 93/13/CEE).
2. Arriva quando è troppo tardi. Sta in fondo al messaggio: chi lo legge ha già letto tutto il resto.
3. La legge si applica lo stesso, con o senza avviso. L'art. 616 del codice penale tutela anche la corrispondenza informatica e telematica. Chi riceve per errore un'email non commette reato leggendola, perché l'errore è del mittente. Può commetterlo chi ne rivela il contenuto senza giusta causa, se ne deriva un danno. Ricordarlo in calce non aggiunge nulla: la legge si presume conosciuta.
4. Nessuna norma lo impone. Né il Codice privacy (d.lgs. 196/2003) né il GDPR chiedono un avviso in calce alle email. L'informativa sul trattamento dei dati (art. 13 GDPR) va data, ma non serve ripeterla in ogni messaggio.
5. Nei tribunali non ha fatto la differenza. Nel 2011 l'Economist riportava che, secondo avvocati ed esperti, negli Stati Uniti nessuna causa si era mai decisa sulla presenza o sull'assenza di un disclaimer. In Scozia, nel caso Baillie Estates contro Du Pont, un tribunale ha ritenuto concluso un contratto via email nonostante il disclaimer standard in calce.

E in più fanno danni

• Rendono illeggibili le conversazioni. Ogni risposta si porta dietro il disclaimer di chi scrive e quelli dei messaggi precedenti. Dopo qualche scambio, in un thread ci sono più avvertenze legali che contenuto.
• Insegnano a non leggere il fondo dell'email. Chi riceve dieci righe identiche in calce a ogni messaggio smette di guardarle, comprese le informazioni utili che a volte stanno proprio lì.
• Danno una falsa sicurezza. Una frase che dichiara il messaggio riservato non lo protegge: se il contenuto è delicato, serve cifrarlo o condividerlo con accesso controllato.
• Svalutano la riservatezza vera. Se ogni email, anche quella per fissare un pranzo, si dichiara riservata, quella davvero riservata non si distingue più dalle altre.

Cosa serve davvero

• I dati societari. Il codice civile (art. 2250) chiede alle società di indicare nella corrispondenza la sede, l'ufficio del registro delle imprese e il numero di iscrizione e, per S.p.A. e S.r.l., il capitale effettivamente versato. È l'unica parte del piè di pagina che la legge richiede, ed è spesso quella che manca.
• Un link all'informativa privacy, dove si spiega chi tratta i dati di chi ci scrive, perché e per quanto tempo.

Se un contenuto è davvero riservato, lo protegge la tecnica, non una formula: un messaggio cifrato, un documento condiviso con accesso controllato, un controllo dei destinatari prima di premere Invia.

Se hai ricevuto una nostra email per errore

Avvisaci rispondendo al messaggio o scrivendo a hello@cloudfactory.it, poi cancellala. Te lo chiediamo per cortesia, non perché lo dice una riga in fondo.

Domande frequenti

Fonti

1. I disclaimer legali dentro le email non servono a niente, Il Post, 15 luglio 2019
2. Valentina Frediani, Quei disclaimer intimidatori nell'email, Punto Informatico, 21 luglio 2005
3. Spare us the e-mail yada-yada, The Economist, 9 aprile 2011
4. Codice penale, art. 616 (violazione, sottrazione e soppressione di corrispondenza)
5. Codice civile, art. 2250 (indicazioni negli atti e nella corrispondenza)
6. Regolamento (UE) 2016/679, art. 13 (informazioni da fornire all'interessato)
7. Direttiva 93/13/CEE sulle clausole abusive nei contratti con i consumatori
8. E-mail Disclaimers, Society for Computers and Law, 21 luglio 2010 (parere per Litig)
9. MP begs for bill banning email disclaimers, The Register, 8 gennaio 2015, e la scheda del disegno di legge sul sito del Parlamento britannico
10. Email disclaimer, Wikipedia (caso Baillie Estates contro Du Pont)
11. Jeffrey Goldberg, Stupid email disclaimers, una raccolta di esempi