# Un voicebot per le chiamate che il centro non riesce a prendere. > Un centro di diagnostica per immagini perdeva una chiamata su quattro. Ora ogni chiamata senza risposta diventa una richiesta da richiamare, con nome, motivo e orario preferito. - Settore: Sanità - Ambito: AI e automazione - Anno: 2025-2026 - URL: https://cloudfactory.it/lavori/voicebot-chiamate-perse-centro-diagnostico/ ## In breve Abbiamo costruito un assistente telefonico AI che risponde quando la segreteria è occupata o il centro è chiuso. Dà le informazioni del centro in italiano formale, raccoglie i dati per la richiamata e li consegna al front office per email e su una dashboard in tempo reale. L'audio delle chiamate non viene conservato. - **3.489** chiamate in orario d'ufficio in otto settimane, prima del progetto - **24%** di chiamate perse nello stesso periodo - **38,7%** di chiamate perse ad agosto - **0** registrazioni audio conservate ## Contesto Il centro registra circa cento accettazioni al giorno, con quattro persone in segreteria a rotazione. Il centralino è un sistema VoIP di un operatore nazionale: i registri delle chiamate si possono esportare, ma i numeri chiamanti arrivano troncati delle ultime quattro cifre e non servono per richiamare. ## Il problema Abbiamo analizzato le chiamate dal 7 agosto al 30 settembre 2025, nei giorni feriali dalle 8 alle 19: 3.489 chiamate, 836 perse. Le perdite si concentrano il lunedì mattina e intorno alle 10, quando chi sta in segreteria è impegnato con i pazienti allo sportello. Il conteggio include anche chi riaggancia nei primi secondi, ma il segnale è chiaro: ogni chiamata persa è una prenotazione che rischia di andare altrove. ## Cosa abbiamo fatto 1. **Dati prima delle idee.** Mappa delle chiamate per giorno e fascia oraria, con tasso di perdita per ora. È servita a decidere quando far intervenire il voicebot e a spiegare il progetto alla direzione. 2. **Ponte tra telefonia e modello.** Il centralino inoltra al voicebot le chiamate quando la linea è occupata, quando nessuno risponde e quando il centro è chiuso. Un servizio Node.js collega lo stream audio al modello realtime via WebSocket; Laravel gestisce chiamate, dati e notifiche. 3. **Una conversazione con regole precise.** Dà del Lei, parla per primo, risponde su servizi, orari e ritiro referti. Raccoglie nome, telefono, motivo e fascia oraria un passo alla volta, poi ripete i dati e chiede conferma prima di chiudere. L'informativa privacy viene citata all'inizio. 4. **Il front office resta al centro.** Ogni richiesta arriva per email alla segreteria e compare su una dashboard che si aggiorna da sola, con filtro Da richiamare e trascrizione. Chi richiama segna la richiesta come gestita. 5. **Un numero italiano, non un numero verde.** I centralini italiani non inoltrano verso i numeri verdi. Abbiamo spostato la telefonia su un numero geografico italiano, così il centro usa l'inoltro di chiamata standard senza cambiare impianto. ## Com'è andata Il servizio è in produzione nel primo centro e in estensione a una seconda sede dello stesso gruppo. Da questo progetto è nato Dianix, il nostro voicebot per centri medici, poliambulatori, laboratori e residenze: ogni struttura ha il suo sottodominio, ogni sede il suo numero, il suo messaggio e la sua email di notifica. ## Strumenti Laravel, Node.js, WebSocket, OpenAI Realtime API, Telnyx, AWS SES, MariaDB, Laravel Forge ## Domande frequenti ### Il voicebot prenota direttamente gli appuntamenti? No. Raccoglie la richiesta e la passa alla segreteria, che conferma l'appuntamento nel proprio gestionale. L'agenda resta in mano al centro. ### Bisogna cambiare centralino? No. Si imposta l'inoltro di chiamata verso il numero dedicato quando la linea è occupata, quando nessuno risponde o fuori orario. Il resto non cambia. ### Quali dati conserva? I dati della richiesta e la trascrizione, su server in Italia. L'audio non viene salvato. Il centro resta titolare del trattamento e Cloudfactory è responsabile del trattamento. --- Cloudfactory S.r.l., Roma. Contatti: hello@cloudfactory.it