Un server nuovo per lo studio, con il voucher della Camera di commercio.
Il nuovo programma di contabilità di uno studio di commercialisti, con funzioni di intelligenza artificiale, non girava più bene sul server dello studio. Invece di comprare e basta, abbiamo costruito l'intervento attorno a un voucher della Camera di commercio di Roma.
Seguiamo l'informatica di uno studio di commercialisti a Roma dal 2019. Quando il nuovo programma di contabilità ha chiesto un server più potente, abbiamo preparato con lo studio la domanda per il voucher della Camera di commercio di Roma per la doppia transizione 2025: noi la parte tecnica, lo studio quella amministrativa. Il progetto ha due voci di spesa, beni strumentali e consulenza, e le fatture seguono le regole del bando.
Contesto
Lo studio lavora su un programma di contabilità installato in una macchina virtuale sul server dello studio, che abbiamo installato nel 2024 e di cui curiamo aggiornamenti e backup.
Il problema
Il nuovo programma di contabilità, con funzioni di intelligenza artificiale, chiede più risorse di quante il server ne avesse. Nello stesso periodo la Camera di commercio di Roma aveva aperto il bando voucher per la doppia transizione 2025, che copre consulenza e beni strumentali a patto che le spese rientrino nelle tecnologie ammesse e che preventivi e fatture seguano le regole dell'avviso.
Cosa abbiamo fatto
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Tenere in piedi il server attuale
Nell'attesa abbiamo aggiornato server e macchina virtuale, ridimensionato la VM e rimesso in ordine il backup del programma di contabilità, prima della chiusura estiva dello studio.
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La domanda, scritta insieme
Lo studio ha curato la parte amministrativa, noi la descrizione dell'intervento, gli obiettivi e i risultati attesi, scegliendo nell'elenco delle tecnologie ammesse quelle coerenti con il progetto. La formazione è rimasta fuori: le persone da formare non erano ancora assunte, ed era difficile da rendicontare.
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Due voci di spesa
Beni strumentali: un server di fascia business, quattro postazioni e i monitor. Consulenza: condivisione dei documenti con i clienti, analisi dei dati, integrazione con il gestionale contabile e piano di continuità.
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Fatture che reggono ai controlli
Le fatture sono in acconto, una riga per voce, con la causale richiesta dal bando, il CUP in descrizione e il riferimento al voucher ripetuto. Così ogni pagamento si collega alla sua voce di spesa già alla prima fattura.
Com'è andata
Con il CUP assegnato, le prime fatture in acconto sono state emesse secondo le regole del bando. L'installazione del nuovo server e delle postazioni, e il passaggio della macchina virtuale con la contabilità, sono in corso.
Strumenti
Domande frequenti
Un voucher camerale può pagare un server?
Se l'avviso prevede i beni strumentali tra le spese ammesse e l'acquisto fa parte di un progetto di digitalizzazione, sì. Limiti e percentuali cambiano da bando a bando: si controllano prima della domanda.
Chi scrive la domanda?
La parte tecnica la scriviamo noi, perché è il nostro lavoro di ogni giorno. Quella amministrativa e fiscale resta allo studio o al suo consulente.
Perché fatturare in acconto?
Perché i pagamenti seguono l'avanzamento del progetto. Ogni acconto riporta comunque causale e CUP, come la fattura finale, così non ci sono sorprese alla rendicontazione.