Dal foglio Excel a un gestionale per turni e contratti sanitari.
Un'azienda che fornisce medici e professionisti sanitari a ospedali e strutture in tutta Italia gestiva turni, commesse e margini tra fogli di calcolo e un vecchio portale. Li abbiamo sostituiti con un gestionale costruito sul suo modo di lavorare.
Abbiamo sviluppato un gestionale su misura per un fornitore di professionisti sanitari. I medici si registrano da un portale, caricano documenti e vedono i propri turni; il back office gestisce commesse, proroghe e tariffe per frazioni di tempo, pianifica i turni su un calendario e ottiene in automatico costo, ricavo e margine di ogni turno. Tre motori di report, export Excel di ogni elenco e calendari in PDF completano il quadro. Il nuovo sistema ha sostituito il precedente il 18 marzo 2025 e da allora continua a crescere.
Contesto
Il cliente gestisce professionisti che lavorano a turni in molte strutture pubbliche e private, con commesse che arrivano da gare pubbliche, da strutture interne del gruppo e da centri convenzionati. Fino al 2025 usava un portale in Yii2 su PHP 7, con un'area riservata per i medici e un back office, affiancato da fogli Excel per i conteggi.
Il problema
Ogni commessa ha tariffe diverse per fascia oraria, turno o prestazione, le tariffe cambiano nel tempo e alcune commesse vengono prorogate più volte. Alcuni medici hanno condizioni proprie, altri sono pagati a compenso mensile invece che a turno. Calcolare a mano costo e margine di ogni turno era lento e soggetto a errori, e il vecchio portale girava su una versione di PHP non più supportata, con password salvate in un formato superato.
Cosa abbiamo fatto
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Il professionista come processo
Ogni professionista attraversa sei stati espliciti: registrato, profilato, idoneo, attivo, sospeso recuperabile, sospeso non recuperabile. Il passaggio a profilato avviene da solo quando il profilo è completo e il CV è caricato. Specializzazioni, regioni, lingue, gruppi e note fanno parte dell'anagrafica, e i filtri combinano stato, specializzazione, struttura, provincia ed età.
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Un portale per i medici
Registrazione rapida o completa, con il codice fiscale che compila data e comune di nascita, verifica dell'età, CV obbligatorio e consensi privacy separati. Il medico aggiorna i propri dati, carica i documenti anche prima di essere idoneo e, una volta attivo, vede il calendario dei turni passati e futuri.
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Documenti con approvazione
Sedici tipi di documento, uno valido per tipo: ogni caricamento resta in attesa finché il back office non lo approva o lo rifiuta, e la versione precedente viene archiviata da sola. La dashboard mostra i documenti da controllare, le iscrizioni recenti e i professionisti attivi senza contratto firmato.
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Commesse, proroghe e frazioni
Ogni commessa ha CIG, protocollo, base d'asta, offerta economica usata come budget e un referente interno. Le proroghe formano una catena e lo stato della commessa si ricalcola su tutta la catena. Le tariffe stanno in frazioni temporali, ciascuna con costo e ricavo orari o a turno, eventuale condizione dedicata a un singolo medico e un codice tariffa numerato in automatico.
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Turni che si calcolano da soli
Quando si salva un turno il sistema trova la frazione in vigore, preferendo quella dedicata al medico, e calcola durata, costo, ricavo, margine e la differenza rispetto alla tariffa base. Blocca i turni sovrapposti dello stesso medico e avvisa di quelli adiacenti. Se cambia una commessa, una coda ricalcola i turni interessati.
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Calendario, report ed export
Il calendario in React mostra il mese per struttura e attività, con stima economica in tempo reale, copia e incolla, selezione multipla per approvare o eliminare, note e celle bloccate. Si esporta in PDF orizzontale o verticale su carta intestata. Tre motori di report (flessibile, mese su mese, budget di commessa) ed export Excel di ogni elenco danno all'amministrazione compensi, costi, ricavi e margini.
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Migrazione senza fermarsi
Durante la transizione un comando sincronizzava professionisti, regioni, specializzazioni e documenti dal vecchio database, con un controllo finale prima dello spegnimento. Le vecchie password vengono convertite in un formato sicuro al primo accesso, senza chiedere a nessuno di reimpostarle. Uno script Python sincronizza ogni quarto d'ora le disiscrizioni dalla piattaforma di newsletter, così chi si cancella non riceve più comunicazioni commerciali.
Com'è andata
Dal 18 marzo 2025 il lavoro passa tutto dal nuovo gestionale. Dopo lo spegnimento sono arrivati i compensi mensili a prestazione, i gruppi di professionisti e i codici tariffa, senza toccare le fondamenta. Un pannello delle novità dentro l'applicazione racconta a chi lo usa cosa è cambiato. Lo stesso approccio lo abbiamo applicato a un gestionale per una struttura residenziale.
Strumenti
Domande frequenti
Perché non un software verticale già pronto?
Perché le commesse con proroghe, le frazioni tariffarie e il calcolo del margine per turno sono il cuore del lavoro del cliente. Un pacchetto generico l'avrebbe costretto a cambiare il proprio modello.
Come si migra da un sistema vecchio senza fermare il lavoro?
Con un periodo di convivenza: il nuovo legge e sincronizza i dati dal vecchio finché tutti i flussi non sono verificati, poi il vecchio si spegne. Gli utenti entrano con le credenziali di sempre.
Cosa succede se cambia una tariffa a metà commessa?
Si aggiunge una nuova frazione dalla data del cambio. I turni già fatti restano calcolati con la tariffa di allora, quelli successivi con la nuova, e la storia resta consultabile.