Sale riunioni dove la call parte con un tocco.
Progettiamo e allestiamo sale per riunioni in videoconferenza, dalla saletta per pochi alla sala del consiglio: telecamera, audio, schermo, rete e un pulsante per entrare nella riunione.
Ogni riunione comincia cercando il cavo giusto.
Il portatile di chi organizza collegato allo schermo, la webcam che inquadra solo chi le sta davanti, il microfono che sente il condizionatore e non chi parla in fondo al tavolo. Chi è collegato a distanza sente male e interviene poco. Una sala riunioni funziona quando chiunque entra, tocca un pulsante ed è dentro la call.
Dal sopralluogo alla prima riunione.
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Sopralluogo e acustica
Misuriamo la sala, guardiamo dove si siedono le persone, da dove arriva la luce e quanto rimbomba. Pareti di vetro e soffitti alti cambiano la scelta dei microfoni più di qualsiasi scheda tecnica.
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Piattaforma e dispositivi
Partiamo dalla piattaforma che usate già: Microsoft Teams Rooms, Google Meet o Zoom Rooms. Scegliamo una telecamera con inquadratura automatica, speakerphone o microfoni a soffitto, uno o due schermi e un pannello touch sul tavolo.
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Cablaggio e rete
Portiamo rete e alimentazione dove servono, con i cavi nascosti. I dispositivi della sala vanno su una VLAN dedicata, con QoS per dare priorità ad audio e video, e restano aggiornati e gestiti da remoto.
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Calendario e prenotazione
Ogni sala ha il suo account e il suo calendario: si prenota da Outlook o Google Calendar come si invita una persona, e il pannello mostra se è libera. La riunione in agenda compare sul pannello e parte con un tocco.
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Prova e formazione
Facciamo una riunione di prova con persone in sala e a distanza, regoliamo audio e inquadratura e mostriamo al personale come avviare la riunione, condividere lo schermo e far entrare un ospite esterno.
Una sala che usano tutti, non solo l'esperto.
Dispositivi pensati per la piattaforma che usate, installati, configurati e documentati, con il personale già formato.
Ogni sala ha le sue misure.
Salette e huddle room
Per pochi posti: una barra video che unisce telecamera, microfoni e altoparlante in un solo dispositivo, sopra o sotto lo schermo.
Sale del consiglio
Tavoli lunghi e molte persone: telecamera che segue chi parla, microfoni a soffitto, doppio schermo per persone e contenuti.
Studi professionali
Incontri con clienti a distanza, documenti condivisi a schermo e ospiti che entrano dal browser senza installare nulla.
Gruppi con più sedi
Riunioni tra sedi e formazione del personale senza spostarsi, con le stesse sale e gli stessi comandi ovunque.
Una sala riunioni è un pezzo della vostra rete.
La telecamera migliore non serve se il Wi-Fi è saturo o se il calendario della sala non è collegato alla posta. Gestiamo già reti, posta e postazioni: la sala riunioni la configuriamo dentro lo stesso sistema, con gli stessi account, e la seguiamo con l'helpdesk quando qualcosa non va.
Prima di allestire la sala.
Serve per forza Microsoft Teams?
No. Lavoriamo con Microsoft Teams Rooms, Google Meet e Zoom Rooms. Se vi capita di partecipare a riunioni su piattaforme diverse, scegliamo dispositivi che possono entrare anche in quelle, così un invito esterno non diventa un problema.
Possiamo usare lo schermo che abbiamo già?
Spesso sì, se ha gli ingressi giusti e dimensioni adatte alla sala. Lo verifichiamo nel sopralluogo.
Chi è a distanza ci sentirà bene?
È la parte su cui lavoriamo di più: posizione dei microfoni, cancellazione dell'eco, rumore di fondo. Se la sala rimbomba vi indichiamo anche come correggerla, per esempio con pannelli fonoassorbenti.
E il portatile?
Si collega con un cavo o in wireless per condividere lo schermo, ma non serve più per avviare la riunione.