Google Workspace, Microsoft 365, Proton o Kerio: quale posta per l'azienda

Da dove si parte: la posta dell'hosting

Quasi tutte le piccole aziende iniziano così: si compra un dominio, l'hosting include qualche casella, e la posta funziona. Per anni va bene. Poi l'azienda cresce e i limiti arrivano tutti insieme.

• Caselle piccole che si riempiono, e messaggi che tornano indietro al mittente.
• Filtro antispam debole, con phishing che arriva nelle caselle e posta legittima che finisce nello spam.
• Niente calendari condivisi, rubriche comuni o caselle di gruppo gestite bene.
• Autenticazione dei domini incompleta: senza SPF, DKIM e DMARC le vostre email finiscono nello spam dei clienti, e chiunque può fingersi voi.
• Nessun controllo su chi accede: niente autenticazione a due fattori, niente modo di bloccare il telefono di chi ha lasciato l'azienda.

A quel punto le strade sono quattro. Due sono le grandi suite americane, Google Workspace e Microsoft 365. Una è Proton, svizzera, costruita sulla cifratura. L'ultima è tenere la posta su un server dedicato, come Kerio Connect, gestito da chi fa il vostro IT.

Le quattro strade a confronto

I prezzi sono quelli di listino in dollari con impegno annuale, IVA esclusa: in euro e con pagamento mensile cambiano un po'. Per Microsoft valgono dal 1 luglio 2026, quando Business Basic è passato da 6 a 7 dollari e Business Standard da 12,50 a 14, mentre Business Premium è rimasto a 22 (The Register). Per Google sono i piani Business Starter, Standard e Plus (Google); per Proton Mail Essentials, Workspace Standard e Workspace Premium (Proton).

Google Workspace

È la scelta più semplice da adottare. Si lavora quasi tutto nel browser, la condivisione dei documenti è immediata e l'amministrazione è lineare. Va bene per aziende giovani, team che collaborano molto sugli stessi file e chi non dipende da Office.

• Pro: interfaccia che quasi tutti conoscono già da Gmail; collaborazione in tempo reale su documenti e fogli; filtro antispam molto efficace; amministrazione semplice.
• Contro: chi lavora con Excel e Word in modo avanzato si trova stretto con Fogli e Documenti; la gestione dei dispositivi e delle regole di sicurezza è meno ricca di quella di Microsoft nei piani base.
• Privacy: dal piano Business Standard si può scegliere di tenere i dati a riposo in Europa, posta compresa (Google). Google resta un'azienda americana.

Microsoft 365

È la scelta naturale per chi vive in Outlook, Word ed Excel, usa Teams per le riunioni e ha bisogno di gestire in modo centralizzato utenti, accessi e dispositivi. Per gruppi con più sedi, più società o più domini è lo strumento più completo.

• Pro: Office completo e aggiornato; Teams e SharePoint nello stesso ambiente; regole di accesso, autenticazione a due fattori e gestione dei dispositivi molto granulari, soprattutto con Business Premium; caselle condivise per chi lascia l'azienda.
• Contro: tante impostazioni, alcune con valori iniziali troppo permissivi, per esempio la condivisione esterna dei file; licenze da seguire con attenzione: togliere la licenza a una casella senza convertirla la fa sparire dopo 30 giorni.
• Privacy: da febbraio 2025 Microsoft ha completato l'EU Data Boundary, cioè conserva ed elabora in Europa i dati dei clienti europei di Microsoft 365, con poche eccezioni per la sicurezza (Microsoft). Resta però soggetta alla legge americana: a giugno 2025, davanti al Senato francese, il direttore legale di Microsoft Francia ha detto di non poter garantire sotto giuramento che i dati non vengano mai consegnati alle autorità statunitensi (heise).

Proton

Proton nasce dalla privacy. La posta è conservata con cifratura ad accesso zero: Proton non può leggerla. Tra indirizzi Proton i messaggi sono cifrati da un capo all'altro; verso indirizzi esterni viaggiano protetti da TLS come le altre email, e si possono inviare messaggi protetti da password (Proton).

• Pro: il fornitore non può leggere il contenuto della posta; nei piani Workspace ci sono anche Drive, calendario, VPN e password manager per tutto il team; prezzi in linea con le suite americane.
• Contro: gli oggetti delle email non sono cifrati da un capo all'altro; per usare Outlook o Thunderbird serve Proton Mail Bridge, un'app da installare su ogni computer (Proton); meno integrazioni con gestionali e strumenti di terze parti; niente Office.
• Giurisdizione: Proton è svizzera. Ad agosto 2025, per le modifiche proposte alla legge svizzera sulla sorveglianza, ha annunciato di spostare gran parte dell'infrastruttura fisica fuori dalla Svizzera, verso Germania e Norvegia (heise).

Lo proponiamo a studi professionali, associazioni e aziende che trattano informazioni riservate e non hanno bisogno di Office, o come seconda casella cifrata accanto alla suite principale.

Kerio Connect gestito da noi

C'è poi la strada del server di posta dedicato. Kerio Connect, di GFI, offre posta, calendari, contatti e sincronizzazione con i telefoni, e gira su un server che scegliete voi. Lo gestiamo per aziende e studi professionali che vogliono sapere esattamente dove stanno i loro messaggi.

• Pro: i dati stanno su un server di cui conoscete posizione e proprietario; nessun fornitore cloud in mezzo; costi prevedibili, che non salgono con i listini delle suite americane.
• Contro: la sicurezza è tutta a carico di chi gestisce il server. Webmail e servizi di posta sono esposti su Internet per definizione, e vanno aggiornati con regolarità: nel 2025 e nel 2026 Kerio Connect ha ricevuto diverse correzioni di sicurezza, che abbiamo raccolto nel nostro articolo su Kerio. Niente suite per ufficio.

Per questo Kerio ha senso solo se qualcuno se ne occupa davvero. Sui server che gestiamo teniamo traccia della versione installata, leggiamo i bollettini di GFI, aggiorniamo in orari concordati con backup e verifica del servizio, chiudiamo le porte che non servono e attiviamo l'autenticazione a due fattori su webmail e amministrazione.

Privacy: dove stanno i dati e chi può leggerli

Per il GDPR tutte e quattro le strade si possono usare correttamente, con un contratto di trattamento dei dati con il fornitore. La differenza sta in due domande.

Per chi tratta dati sanitari o informazioni molto riservate conta anche cosa si scrive per email: i referti e i documenti dei pazienti non dovrebbero viaggiare come allegati in chiaro, qualunque sia il servizio. Meglio un portale o un link protetto.

Le migrazioni che abbiamo fatto

Abbiamo spostato la posta in quasi tutte le direzioni: dalle caselle dell'hosting a Google Workspace e a Microsoft 365, da server interni al cloud, e da una suite all'altra. Tre esempi, senza nomi.

1. 01

   Da Google Workspace a Microsoft 365

   Un gruppo sanitario con più sedi. Oggi posta, calendari, Teams e i documenti condivisi su SharePoint stanno nello stesso ambiente, con un solo punto di gestione degli accessi. Le caselle di chi lascia diventano caselle condivise, e stiamo estendendo l'autenticazione a due fattori a tutte le sedi.

2. 02

   Da un server interno a Exchange Online

   Un gruppo di laboratori aveva un gateway antispam interno e un relay Postfix. Abbiamo portato la posta su Exchange Online e sistemato SPF, DKIM e DMARC su 8 domini, fino a DMARC p=reject (il caso).

3. 03

   Dalla posta dell'hosting a una suite

   Aziende e studi partiti dalle caselle incluse nel dominio. Il passaggio a Google Workspace o Microsoft 365 porta caselle grandi, antispam serio, calendari condivisi e autenticazione dei domini in ordine.

Il metodo è sempre lo stesso: inventario di caselle, alias, calendari e applicazioni che inviano posta; TTL dei DNS abbassato qualche giorno prima; copia delle caselle a lotti mentre la posta continua ad arrivare al vecchio sistema; cambio dei record MX nel momento concordato e ultima sincronizzazione; poi SPF, DKIM e DMARC, Outlook e telefoni. Lo descriviamo nel dettaglio nella pagina sulla migrazione della posta.

L'errore più comune che vediamo è dimenticare chi invia posta senza essere una persona: gestionale, scanner, stampanti, sito, centralino. Se non sono nell'inventario, il giorno dopo la migrazione smettono di funzionare.

Come scegliere

Non c'è una risposta giusta per tutti. Conta come lavorate già, quanto pesano privacy e controllo, e chi si occuperà del sistema dopo la migrazione.

Dovete scegliere o cambiare la posta?

Scriveteci cosa usate oggi, quante caselle e quanti domini avete. Vi diciamo quale strada ha più senso per voi e come arrivarci senza fermare l'ufficio.

Come abbiamo scritto questo articolo

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Domande frequenti

Fonti

1. Google, Prezzi di Google Workspace
2. Google, Data covered by Data Regions
3. The Register, Microsoft 365 boosts prices in 2026
4. Microsoft, Microsoft completes landmark EU Data Boundary
5. heise, Not sovereign: Microsoft cannot guarantee the security of EU data
6. Proton, Business plans
7. Proton, How Proton Mail messages are encrypted
8. Proton, Proton Mail Bridge
9. heise, Proton relocates parts of its infrastructure from Switzerland
10. GFI, KerioConnect product releases