Portare la posta su Microsoft 365 senza fermare l'ufficio.
Spostiamo la posta su Microsoft 365 da Google Workspace o da un server di posta interno: caselle, alias, calendari condivisi e archivi, con il passaggio dei DNS in un momento scelto insieme e l'autenticazione dei domini a posto.
La posta è l'ultima cosa che si vuole veder fermare.
Una migrazione fatta di fretta lascia indietro calendari condivisi, alias, caselle di chi ha lasciato l'azienda, stampanti e gestionali che inviano email passando dal vecchio server. I messaggi rimbalzano, i telefoni chiedono di nuovo la password, e i domini senza SPF, DKIM e DMARC finiscono nello spam dei clienti. Quasi tutto si evita con un inventario fatto prima.
Dall'inventario al cambio dei DNS.
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Inventario
Caselle, alias, gruppi e liste, caselle e calendari condivisi, dispositivi, e soprattutto le applicazioni che inviano posta: gestionale, scanner, stampanti, sito, centralino. Ogni cosa ha un posto nel nuovo sistema prima di cominciare.
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Tenant e DNS
Configuriamo il tenant Microsoft 365, i domini, gli utenti e le licenze. Qualche giorno prima del passaggio abbassiamo il TTL dei record DNS, così il cambio si propaga in fretta.
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Migrazione a lotti
Copiamo le caselle a gruppi: con la migrazione da Google Workspace di Exchange Online, via IMAP, oppure con cutover o configurazione ibrida da un Exchange interno. La posta continua ad arrivare al vecchio sistema finché non cambiamo i record MX.
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Cambio MX e autenticazione
Nel momento concordato spostiamo MX e Autodiscover, facciamo un'ultima sincronizzazione e attiviamo DKIM. Pubblichiamo SPF e DMARC e, quando i report lo confermano, portiamo DMARC fino a p=reject.
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Outlook, telefoni e formazione
Configuriamo Outlook e i telefoni, importiamo gli archivi PST, sistemiamo firme e caselle condivise e spieghiamo alle persone cosa cambia. Nei primi giorni restiamo a disposizione per le domande.
Posta, calendari e domini in ordine.
A fine migrazione sapete chi ha quale casella e quale licenza, e quali sistemi inviano posta a nome dei vostri domini.
Da dove partite.
Da Google Workspace
Aziende che usano già Office e Teams e vogliono posta, calendari e file in un solo sistema.
Da un server interno
Exchange in sede, Postfix, gateway antispam: macchine da mantenere e aggiornare, che si possono dismettere.
Gruppi con più domini
Più società o marchi, ognuno con il suo dominio, in un solo tenant e con l'autenticazione corretta su tutti.
Nella direzione opposta
Quando ha più senso, migriamo anche verso Google Workspace o Proton: conta lo strumento giusto per voi, non il fornitore.
Il cambio dei DNS è un momento. La gestione viene dopo.
Per un gruppo di laboratori abbiamo portato la posta da un gateway antispam interno con relay Postfix a Exchange Online, sistemando SPF, DKIM e DMARC su 8 domini e portando DMARC a p=reject. Dopo la migrazione seguiamo anche le licenze: quando una persona lascia l'azienda, la sua casella diventa una casella condivisa invece di sparire dopo i 30 giorni in cui Microsoft conserva le caselle senza licenza.
Dove l'abbiamo già fatto.
Dal gateway antispam direttamente a Microsoft 365.
MX su Exchange Online Protection, DKIM di Microsoft, DMARC da p=none a p=reject su 8 domini. Poi i sistemi interni che inviano posta: strumenti, server, centralino.
Posta che parte solo da chi ha il diritto di inviarla.
Policy SES per sito con IP consentiti, percorso DMARC da p=none a p=reject, autenticazione SendGrid e SPF sotto i 10 lookup. Un errore fermato prima di andare online.
Prima di migrare.
Si perdono email durante il passaggio?
La posta continua ad arrivare al vecchio sistema fino al cambio dei record MX, e dopo il cambio facciamo un'ultima sincronizzazione. Per questo abbassiamo prima il TTL dei DNS e scegliamo con voi il momento del passaggio.
Cosa succede alla casella di chi lascia l'azienda?
La convertiamo in casella condivisa: resta consultabile da chi ne ha bisogno e, entro i limiti previsti da Microsoft, non richiede una licenza. Se si toglie la licenza senza convertirla, dopo 30 giorni la casella viene eliminata.
Teniamo gli stessi indirizzi?
Sì. Gli indirizzi restano gli stessi: cambia il servizio che gestisce la posta, non il dominio.
Gestionale, scanner e stampanti continueranno a inviare email?
Sì, se li prevediamo. Li elenchiamo nell'inventario e li configuriamo su Exchange Online con un connettore SMTP o un'app registrata, oppure su un servizio di invio dedicato come Amazon SES.